afsprakenkader E-team Kinderopvang en activiteiten
Afsprakenkader E-team kinderopvang en activiteiten Eeklo
Binnen dit afsprakenkader worden de samenstelling en de afspraken rond de interne werking van het Lokaal Overleg Kinderopvang (LOK) en het Lokaal Samenwerkingsverband BOA voor lokaal bestuur Eeklo vastgelegd voor de bestuursperiode 2025 - 2030.
Er wordt gekozen om de werking van beide organen te bundelen binnen 1 overkoepelende overlegstructuur, het Lokaal Overleg Kinderopvang en activiteiten (hierna E-team kinderopvang en activiteiten genoemd).
Dit E-team is een adviesorgaan van het lokaal bestuur Eeklo betreffende het lokaal beleid kinderopvang (baby-peuter en buitenschoolse kinderopvang) en activiteiten voor kinderen van de kleuter- en lagere school.
Het wetgevend kader is:
- het besluit van de Vlaamse Regering van 24 mei 2013 houdende het lokaal beleid kinderopvang
- het decreet lokaal bestuur, artikel 304
- BOA-decreet d.d. 3 mei 2019.
SAMENSTELLING
LOK en lokaal samenwerkingsverband BOA verenigd binnen een nieuw participatieplan
Het lokaal bestuur bepaalt de samenstelling van het Lokaal Overleg Kinderopvang (LOK) op maat van de lokale situatie en bestaat uit vertegenwoordigers van organisatoren, stakeholders en gebruikers. Daarnaast stelt het BOA-decreet dat het lokaal bestuur initiatief neemt voor een lokaal samenwerkingsverband met actoren relevant voor buitenschoolse activiteiten.
Binnen lokaal bestuur Eeklo kiezen we ervoor om het LOK en Lokaal Samenwerkingsverband BOA samen te organiseren. De relevante stakeholders zijn grotendeels dezelfde en binnen het nieuwe participatieplan van het bestuur kiezen we voor efficiënt werken en richten we de blik op diversiteit en dynamiek voor wat betreft burgerparticipatie. Vanaf 2025 werken we dus ook voor dit adviesorgaan met het principe van ‘E-teams’.
Een E-team is een kernteam met een beperkte samenstelling (min. 4 – max. 10) dat zich autonoom organiseert zoals bepaald binnen de modaliteiten van het participatieplan. Het uitgangspunt is brede participatie via diverse participatiewerkvormen. Indien nodig kan het E team ook autonoom instaan voor gevraagd advies waarbij enige urgentie in rekening gebracht moet worden.
Samenstelling en ondersteuning
Het E-team kinderopvang en activiteiten wordt anno 2025 samengesteld als groep van 10 relevante actoren en wordt ondersteund door de medewerkers van het lokaal bestuur 1 (diensthoofd vrije tijd en coördinator kinderopvang). Het E-team kan ook rekenen op de betrokkenheid van de verantwoordelijke schepen.
Het E-team bestaat uit een vaste vertegenwoordiging van volgende actoren (10 personen):
- Lokale organisator kinderopvang baby – peuter (groeps- en gezinsopvang)
- Onderwijs
- Buitenschoolse kinderopvang
- Ouders
- Kind & Gezin (intersectorale medewerker Opgroeien)
- Een middenveldorganisatie met zowel socio-cultureel verenigingswerk als professionele ondersteuning naar kinderen en ouders
- Huis van het Kind
- Lokaal netwerk vrijetijdsparticipatie
- Vereniging waar armen het woord nemen
- Medewerker van de beleidscel van het lokaal bestuur i.k.v. drempelverlagend werken
Binnen het adviesorgaan is ten hoogste tweederde van de stemgerechtigde leden van het lokaal overleg kinderopvang van hetzelfde geslacht.
Een organisatie/dienst kan zich max. 1 maal laten vertegenwoordigen in het E-team.
Indien er meerdere kandidaten zijn voor de invulling van eenzelfde plaats wordt de beslissing voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen. Zij beslissen op basis van expertise/ervaring, representativiteit, motivatie en evenwichtige samenstelling.
Toetreden of uittreden
Deelname aan het E-team kinderopvang en activiteiten is vrijwillig. Het al dan niet deelnemen aan het E-team kinderopvang en activiteiten kan niet ingeroepen worden als voorwaarde bij bv. ondersteuningsaanvragen, erkenning,…
Opstart
Bij de start van een nieuwe bestuursperiode worden de organisaties en diensten (hierboven omschreven als actoren) per mail aangeschreven met de vraag hun vertegenwoordiger aan te duiden.
Deze leden worden in volle vrijheid aangeduid door de betrokken lokale actoren en moeten voldoen aan volgende voorwaarden:
- Geen politiek mandaat uitoefenen.
- Woonachtig zijn in Eeklo of de zetel van de organisatie gevestigd hebben in Eeklo.
- Actief betrokken zijn bij de werking van de organisatie.
Toetreden na opstart
Op een moment dat niet alle plaatsen zijn ingevuld, kan de actor zelf een nieuwe vertegenwoordiger aanmelden door dit schriftelijk te melden aan de medewerker van het lokaal 2 bestuur. Toetreding kan enkel wanneer de plaats van deze actor nog niet ingevuld is. De kandidaat wordt uitgenodigd op de volgende bijeenkomst van het E-team.
Ontslag
Een engagement binnen het E-team kent de duurtijd van minimaal 2 jaar. Indien iemand vroeger wenst te stoppen, moet dit voldoende gemotiveerd worden.
Wie zijn mandaat wenst te beëindigen, meldt dit schriftelijk aan de ondersteunend medewerker van het lokaal bestuur. Het ontslag wordt medegedeeld op de eerstvolgende samenkomst van het E-team.
Leden van het E-team die 3x zonder geldige reden of verontschuldiging afwezig zijn op een bijeenkomst van het E-team, worden verondersteld hun engagement stop te zetten. Na twee afwezigheden krijgt de betrokkene een herinneringsmail. Na 3 niet-gemelde afwezigheden ontvangt betrokkene een schriftelijke melding van de stopzetting van de samenwerking.
OPDRACHT
Binnen het E-team kinderopvang en activiteiten worden de opdrachten van het LOK en lokaal samenwerkingsverband BOA gebundeld als volgt:
- het optimaliseren van de ondersteuning van organisatoren;
- het versterken van de verbinding tussen deze organisatoren onderling en tussen de organisatoren en de gebruikers;
- het bevorderen van de samenwerking tussen de actoren vertegenwoordigd binnen het E team, organisatoren en het lokaal bestuur;
- het niet-bindend adviseren van het lokaal bestuur rond de decretale opdrachten voor kinderopvang en activiteiten en de uitvoering van de meerjarenplanning;
- het ontwikkelen van gezamenlijke operationele doelstellingen en coördineren van de daaraan gelinkte operationele acties;
- het stimuleren van gebruik van het Nederlands als verbindende taal binnen kinderopvang en activiteiten.
De hierboven genoemde ‘organisatoren’ zijn organisatoren van kinderopvang en activiteiten.
De leden zijn bereid zich te verdiepen in het lokaal beleid kinderopvang en activiteiten en het wettelijk kader waarbinnen dit bestaat. Het E-team werkt hierdoor beleidsondersteunend i.k.v. de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van het beleid.
Het E-team informeert en consulteert, al dan niet rechtstreeks haar doelgroep. Brede participatie is de basis. Behoeftes, ideeën en verwachtingen van de bevolking omtrent het te voeren beleid worden actief opgespoord. Dit kan onder andere via de hieronder beschreven participatiewerkvormen.
WERKWIJZE BINNEN HET E-TEAM
Werken binnen een zelfsturend team
Een E-team is zelfsturend, de leden organiseren zich op basis van een verdeling van rollen (interne en/of externe communicatie, voorbereiding en leiden vergadering, praktische ondersteuning,...) i.p.v. nominatieve functies (bv. voorzitter, secretaris,...).
- Binnen een rol is er autonome handelings- en (partiële) beslissingsbevoegdheid.
- Wanneer 2 rollen overlappen/kruisen stemmen de leden onderling af om tot een besluit te komen.
- Er wordt terugkoppeling voorzien aan de andere leden van het E-team. Dit kan gebundeld, op moment van samenkomst of specifiek indien de werking dit vraagt.
Over de grote lijnen qua samenwerking, organisatie of beleidsinhoud wordt binnen het overleg met alle leden van het E-team beslist. Indien dit niet in consensus kan gebeuren, wordt er gestemd. Het resultaat van de stemming is gunstig bij de helft +1.
De samenwerking op basis van het idee van zelfsturende teams wordt op vaste tijdstippen geëvalueerd. Wanneer blijkt dat deze manier van werken niet werkbaar is door ongeoorloofd gedrag kan het college van burgemeester en schepenen ingrijpen.
Beleidsadvisering voorbereiden
Het E-team kan voor het vervullen van zijn opdracht alle initiatieven nemen om informatie en documentatie te verzamelen, overleg en samenwerking tussen verenigingen, instellingen en diensten en belangstellende inwoners te bevorderen en te stimuleren.
De leden van het E-team krijgen inzage in documenten en dossiers die het lokaal bestuur ter beschikking stelt van het E-team kinderopvang en activiteiten.
Stemgerechtigde leden
Elke lid mag vrij zijn mening uiten op alle vergaderingen.
Met uitzondering van de vertegenwoordigers van het lokaal bestuur, de schepen en de intersectorale medewerker van Kind & Gezin zijn alle leden stemgerechtigd.
Minimaal aantal samenkomsten
Het E-team komt minimaal 3 maal per kalenderjaar samen.
Advies geven
Brede participatie is de basis voor adviesvorming. Advies geven kan zowel spontaan als gevraagd.
Voor spontaan advies wordt er altijd eerst gewerkt via een bredere participatiewerkvorm (zie verder). Bij gevraagd advies kan het E-team bestaande uit de 10 leden zelf een advies formuleren indien de timing dit vraagt.
Het lokaal bestuur stelt een sjabloon ter beschikking waarbinnen het advies wordt opgebouwd en waarin de contactgegevens voor indiening worden vermeld.
PARTICIPATIEWERKVORMEN
Het E-team kinderopvang en activiteiten organiseert zich op verschillende manieren en maakt steeds de link naar brede participatie. Mogelijkheden hiervoor zijn:
- Buurtateliers: wanneer de besproken thema’s buurtgericht zijn en het relevant is om buurtbewoners, organisaties uit de buurt te betrekken.
- Thema-ateliers: wanneer brede participatie rond een specifiek thema relevant zou zijn en het relevant zou zijn meerdere stakeholders (gebieds- of vakoverschrijdend) te betrekken.
- Werk-ateliers: wanneer de insteek van de samenkomst eerder ‘doen’ is, bv. i.k.v. het uitvoeren van de operationele acties.
Participatiewerkvormen kunnen eenmalig rond een bepaald thema of in een bepaalde buurt georganiseerd worden, kunnen bestaan uit een reeks of periodiek worden georganiseerd. Ze staan open voor alle geïnteresseerden. Netwerken en inzetten op verbinding zijn belangrijke aspecten binnen deze werkwijze.
Het E-team doet het voorbereidend werk voor deze participatiewerkvormen. Er wordt hierbij altijd rekening gehouden met de verschillende doelgroepen die vertegenwoordigd zijn binnen het E team (baby, peuter, kleuter, lagere school, ouders van kinderen,...).
De eindverantwoordelijkheid voor beslissingen en adviezen ligt bij het E-team zelf.
ENGAGEMENT
Alle stemgerechtigde leden worden uitdrukkelijk gevraagd akkoord te gaan met:
- De bepalingen rond samenstelling, opdracht en werkwijze binnen dit afsprakenkader incl. het onderschrijven van de doelstellingen en de verbintenis om actief mee te werken aan de realisatie ervan.
- Leden van het E-team worden geacht aanwezig te zijn op de bijeenkomsten van het E team. Indien dit onmogelijk is, wordt uitdrukkelijk verzocht zich te verontschuldigen en een plaatsvervanger aan te duiden indien mogelijk.
- De organisatoren kinderopvang 0-3 jaar en buitenschoolse kinderopvang binnen het grondgebied Eeklo worden verondersteld minimaal 1x/jaar deel te nemen aan een brede participatiewerkvorm (buurt-, thema- of werkatelier).
VERSLAGGEVING en PUBLICATIE
De uitnodiging en de agenda worden per mail bezorgd aan de leden en dit uiterlijk acht werkdagen voor de vergadering.
De verslaggeving wordt door een lid van het E-team opgenomen en nadien per mail verstuurd naar alle leden. Op de eerstvolgende bijeenkomst van het E-team wordt het verslag goedgekeurd. Het verslag wordt op de website van lokaal bestuur Eeklo gepubliceerd.