Reglement van het burgerbudget

Reglement burgerbudget Eeklo - Goedgekeurd in de gemeenteraad van 19 september 2022

Artikel 1. Doel

Stad Eeklo zet in op betrokkenheid van inwoners bij het beleid en bij wat er in hun buurt gebeurt. Deze betrokkenheid is van groot belang om het tevredenheidsgevoel in buurt en stad op te krikken. In het meerjarenplan is participatie een belangrijk aandachtspunt. We betrekken inwoners, organisaties, verenigingen, adviesraden bij beslissingen en activiteiten, zetten in op buurtwerking en op diverse vormen van inspraak via de verschillende treden van de participatieladder: informeren, raadplegen, adviseren, coproduceren en meebeslissen. Een burgerbudget bevindt zich op de hoogste treden van deze participatieladder. Hiermee stimuleert de stad zelfinitiatief van inwoners om activiteiten te organiseren of iets in de buurt te realiseren. De projecten van inwoners zetten in op verbinding van de gemeenschap, gaan in op mogelijkheden en kansen in de buurt of pakken een pijnpunt aan.

Artikel 2. Definities

De definities van termen die voorkomen in dit reglement staan hieronder beschreven.

doelstellingen meerjarenplan

Het lokaal bestuur Eeklo wil met de realisatie van het meerjarenplan diverse doelstellingen nastreven en bereiken: het is de bedoeling om Eeklo te profileren als klimaatstad, kansenstad en (verkeers)veilige stad, met aandacht voor een klantvriendelijke dienstverlening en gekenmerkt door kwaliteitsvolle vrijetijds- en onderwijsvoorzieningen. We ontwikkelen onze troeven inzake ondernemen, wonen en beleven en creëren een aantrekkelijke leefomgeving voor elke inwoner.

Elementen als werken aan een positief imago, zorgen voor sociale cohesie, duurzaamheid en een financieel evenwicht lopen als een rode draad door dit meerjarenplan.

jury

De jury bestaat uit de leden van het projectteam burgerbudget en 2 externe experts. De jury heeft het mandaat om in een eerste fase de projectvoorstellen te filteren op basis van de doelstellingen in het meerjarenplan, de haalbaarheid van het project en een realistische budgetinschatting.

puntensysteem

In een tweede fase kent de jury een puntenaantal toe dat meetelt voor 60/100. De overige 40 punten van de 100 worden bepaald door de stemming van de burgers. Wie een projectvoorstel indient, krijgt de kans om meer duiding aan de jury te geven, zodat die een goede inschatting kan maken.

digitaal platform

Op dit platform komt elk idee dat de eerste filtering van de jury heeft doorstaan. Inwoners kunnen zich daarop registreren, commentaren toevoegen en hun stem uitbrengen. Dit platform (ikdoemee.eeklo.be) wordt door de beleidscel opgevolgd.

Artikel 3. Doelgroep

Zowel individuen als verenigingen, organisaties en bewonersgroepen kunnen een project indienen. Dat zijn inwoners van Eeklo en verenigingen met zetel in Eeklo.
Jongeren vanaf 14 jaar kunnen projecten indienen als ze vertegenwoordigd zijn door een meerderjarige. De meerderjarige treedt op als hoofdverantwoordelijke en ondertekent mee de overeenkomst.
Een persoon, vereniging of rechtspersoon kan maximaal één projectvoorstel indienen per lanceringsoproep. Personen die in persoonlijke naam een project indienen, kunnen geen vertegenwoordiger zijn van een feitelijke vereniging of rechtspersoon die een project indienen en omgekeerd. De indiener is tegelijk de begunstigde. Kortom, de indiener en de begunstigde moeten dezelfde persoon, vereniging of rechtspersoon zijn.

Artikel 4. Voorwaarden

Projecten komen in aanmerking als ze voldoen aan volgende voorwaarden:

overeenstemmen met de doelstellingen in het meerjarenplan van lokaal bestuur Eeklo;
een maatschappelijke meerwaarde en oog voor de buurt hebben;
gemaakt worden voor en door inwoners: de inwoners steken zelf de handen uit de mouwen;
toegankelijk zijn voor iedereen;
samenwerking opzoeken tussen inwoners onderling, organisaties of andere;
uit te voeren binnen 12 maanden na de toekenning van het budget.

Uitgesloten zijn:

commerciële doeleinden;
privéactiviteiten;
activiteiten met een uitgesproken religieus, filosofisch of politiek karakter;
activiteiten die behoren tot de gewoonlijke werking van de aanvrager.

Artikel 5. Bedragen

Verdeling

Per jaar wordt 30.000 euro verdeeld onder projecten die de procedure succesvol afronden. We maken een opsplitsing tussen:

projecten ENERGIEK EEKLO, waarbij de klemtoon ligt op vermindering van CO₂-uitstoot en energietransitie. Bij deze projecten wordt vooral gejureerd met aandacht voor klimaatrobuustheid en impact op langere termijn. Deze projecten moeten voldoen aan de algemene voorwaarden in artikel 4, het algemeen belang ambiëren en indien mogelijk kwetsbare groepen betrekken;
projecten VERBONDEN EEKLO, waarbij de klemtoon ligt op sociale cohesie en buurtbetrokkenheid.

Welke kosten tellen mee?

Alle directe kosten die noodzakelijk zijn om het project uit te voeren komen in aanmerking voor subsidie (bv. terreinrealisaties, aankopen roerende goederen, communicatieacties, extern advies, …). Het gaat om kosten die rechtstreeks en uitsluitend gelinkt zijn aan het project en die aangetoond kunnen worden met facturen of onkostennota’s.

Welke kosten tellen niet mee?

persoonlijke vergoedingen (bijvoorbeeld vrijwilligersvergoeding);
kosten waarvoor al financiering is voorzien in het meerjarenplan van lokaal bestuur Eeklo;
kosten waaraan al andere projectsubsidies van lokaal bestuur Eeklo of andere instanties zijn toegekend;
kosten die reeds gemaakt zijn vóór de subsidietoekenning aan het project.

Toekenning van bedrag

Op basis van de eindscore volgens het puntensysteem wordt een rangorde opgemaakt van alle beoordeelde projectvoorstellen. Bij een gelijke stand is de toegekende score van de jury doorslaggevend in het bepalen van de rangorde. Daarnaast wordt voor elk project het toe te kennen subsidiebedrag bepaald, rekening houdend met het aangevraagde subsidiebedrag en de geraamde kosten waarvoor deze subsidie aangewend zal worden. Het toe te kennen subsidiebedrag kan niet hoger zijn dan het aangevraagde subsidiebedrag. Kosten die meegerekend zijn in het bepalen van het aangevraagde subsidiebedrag maar niet toegelaten zijn volgens artikel 5 worden in mindering gebracht.
Op basis van deze rangorde, het toe te kennen subsidiebedrag en de beschikbare subsidiekredieten neemt het college van burgemeester en schepenen de beslissing tot subsidiëring. Het college volgt hierbij de rangorde tot de kredieten ontoereikend zijn geworden. Het resultaat wordt binnen de 10 werkdagen na bekrachtiging door het college van burgemeester en schepenen meegedeeld aan de projectaanvragers.
Uitgaven worden nadien verantwoord (zie Artikel 6. Verantwoording). De beleidscel controleert de verantwoordingsstukken en legt deze aan het college van burgemeester en schepenen voor.
Wie een project indient, voorziet in een afzonderlijke bankrekening – specifiek voor het project – waarop het bedrag betaald wordt.
Toelagen van andere organisaties (eigen inbreng, sponsoring,…) zijn mogelijk. Je geeft de inschatting van andere gelden mee bij de aanvraag.

Artikel 6. Verantwoording

Bij de aanvraag verklaren indieners dat zij zich engageren om binnen de 12 maanden na goedkeuring het project uit te voeren.
Tussentijds plaats je verslagen of foto’s op het online platform. Je kan daarvoor terecht bij de beleidscel (participatie@eeklo.be).
Ten laatste drie maanden na uitvoering van het project:
- zorg je voor een korte evaluatie via een standaard formulier;
- bezorg je het overzichtsformulier voor financiële uitgaven, samen met de betalingsbewijzen (facturen, onkostennota’s, kastickets).
Verantwoordingsstukken kunnen ook van het daaropvolgende jaar zijn, zolang het binnen de 12 maanden valt na uitbetaling.
Haal je opbrengsten uit je project, toon dan aan dat je deze inzet voor het verderzetten van het project of voor de gemeenschap.
Heb je geld over dat niet benut wordt voor het project, dan geef je dit mee in de verantwoording. Het stadsbestuur kan het restbedrag terugvorderen.

Artikel 7. Procedure

Verloop

Stad Eeklo doet een oproep in het najaar om projecten in te dienen.
Kandidaten dienen een voorstel in, via een beperkte vragenlijst, vóór 15 november. De jury voert een eerste screening uit en filtert op basis van de doelstellingen in het meerjarenplan, de haalbaarheid en een realistisch budget.
De inventaris van de ingediende en de ontvankelijk verklaarde projectvoorstellen wordt ter goedkeuring voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.
De projectindieners krijgen 4 weken om hun projectidee uit te werken in een projectfiche, samen met de betrokken dienst(en).
Projectfiches worden voorgesteld op het digitale platform, inwoners kunnen reageren.
De jury kent punten toe.
Gelijktijdig loopt een stemmingsperiode voor de burger.
Optellen stemmen en punten jury: finale lijst.
Besluit college van burgemeester en schepenen en uitbetaling.
Uitvoeren binnen 12 maanden na goedkeuring.
Verantwoording, maximum 3 maanden na uitvoeren.

De burger kan ook via een papieren stemformulier stemmen (opgenomen in het infoblad en beschikbaar aan diverse stadsbalies). Deze stemmen worden niet in het digitaal platform opgenomen tijdens de maand februari. Deze worden achteraf bijgeteld.

Goedkeuring projecten

De projecten kunnen een toelage ontvangen indien:
- ze minstens 30/60 kregen van de jury;
- ze minstens 50 stemmen kregen.
Het totaal aantal punten van de stemming en de jury bepaalt de ranking van hoog naar laag, zo wordt het geld verdeeld tot de totale som is besteed.
Verdeelsleutel stemming: elk project met minstens 50 stemmen krijgt 20 punten. Het beste stemmingsresultaat krijgt hier bovenop 20 punten, het laagste resultaat krijgt geen extra punten. De andere resultaten rangschikken we evenredig.
De jury bepaalt vooraf hoe zij punten toekent voor een kwalitatieve beoordeling (criteria: haalbaarheid, bijdragen tot imago, impact op doelstellingen, vernieuwend karakter, samenwerking,…).
De jury en het college van burgemeester en schepenen kunnen beslissen om het geld te herverdelen, wanneer de totale som ontoereikend is.

Promotie

Projectverantwoordelijken gebruiken bij hun promotie steeds het logo van het burgerbudget en vermelden ‘in samenwerking met stad Eeklo’.

Overeenkomst

De projectindiener ondertekent een overeenkomst met de stad Eeklo i.v.m. het gebruik van de toegekende toelage, de verantwoording en de opvolging.

Artikel 8. Sancties

In geval van fraude of valse verklaringen in hoofde van de aanvrager, kan stad Eeklo beslissen om het burgerbudget te schorsen en het verleende bedrag terug te vorderen. De indiener kan ook uitgesloten worden bij de verdeling van het burgerbudget het volgende werkjaar. Indien het project waaraan de subsidie werd toegekend niet kan doorgaan of grondig wijzigt, deelt de aanvrager dit onmiddellijk mee aan de beleidscel. Indien nodig en op basis van advies van de jury, kan het college van burgemeester en schepenen de subsidie geheel of gedeeltelijk wijzigen, inhouden of terugvorderen.

Artikel 9. Non-discriminatieclausule

1. De aanvrager verbindt er zich toe:

geen enkele vorm van discriminatie te dulden op grond van het geslacht, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische afstamming, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, huidige of toekomstige gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische eigenschap of sociale afkomst
projecten in te dienen die toegankelijk zijn voor iedereen
elk discriminerend gedrag op de werkplaats te voorkomen en indien nodig te bestrijden en te bestraffen
de wetten en reglementen die de toepassing op non-discriminatie en gelijke kansen bevorderen, te verdedigen en na te leven
eventueel derden op de hoogte te brengen van de non-discriminatieclausule en er voor te zorgen dat ook zij die naleven in de bijdrage die zij leveren, in het kader van het toepasselijke reglement.

2. Wanneer de non-discriminatieclausule niet nageleefd wordt, kan stad Eeklo maatregelen nemen, rekening houdend met alle elementen.

Artikel 10. Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op 20 september 2022.