afsprakenkader E-team Cultuur

Gemeenteraad 27 april 2026

Dit is een addendum aan het participatiereglement dat werd goedgekeurd op de gemeenteraad/OCMW-raad van 23 februari 2026. Het participatiereglement regelt o.m. de algemene afspraken die gelden voor alle E-teams. Dit afsprakenkader bepaalt de specifieke afspraken die gelden voor het E-team Cultuur en moet dus altijd samen gelezen worden met het participatiereglement. Eens het E-team Cultuur is samengesteld worden afspraken rond interne werking gemaakt.

Het E-team Cultuur staat in voor het strategisch adviseren van het bestuur met betrekking tot het brede stedelijk cultuurbeleid. Het houdt daarbij rekening met lage drempels en maximale participatie van eenieder. Het E-team Cultuur heeft een sleutelrol in het verwerven van brede input voor de advisering via de participatiewerkvormen en stimuleert de kruisbestuiving tussen culturele spelers, domeinen en doelgroepen. 

Het wetgevend kader is

• Het decreet lokaal bestuur, artikel 304;
• Cultuurpact, wet van 16 juli 1973 en de daarop volgende wetten, KB’s en decreten;
• Gemeenteraad 23 juni 2025 krachtlijnen voor eigentijdse participatie;
• Gemeente/OCMW-raad 23 februari 2026: participatiereglement.

Decretaal bepaalde richtlijnen voor adviesorganen (Decreet Lokaal Bestuur)

• Ten hoogste twee derde van de stemgerechtigde leden is van hetzelfde geslacht. Als dat niet het geval is, kan niet op rechtsgeldige wijze advies worden uitgebracht.
• Gemeenteraadsleden en leden van het college van burgemeester en schepenen kunnen geen stemgerechtigd lid zijn van de raden en de overlegstructuren.

 

ERKENNING

Artikel 14 van het participatiereglement erkent het E-team Cultuur. 

 

SAMENSTELLING - WERKWIJZE

De algemene afspraken voor E-teams zijn te vinden onder artikel 15 van het participatiereglement:

• een E-team is een kernteam met een beperkte samenstelling (min. 4 – max. 10) dat zich autonoom organiseert.
• gebruik van documenten.
• een organisatie/dienst kan zich maximaal 1 maal laten vertegenwoordigen in het E-team.

 

Het E-team Cultuur bestaat uit een vaste vertegenwoordiging van volgende actoren (max. 10 personen):

• 3 vertegenwoordigers van specifieke doelgroepen bv. op basis van leeftijd, sociale situatie, extra zorgnoden, taalbarrière, Eeklonaren met een hart voor cultuur,… Vertegenwoordigers kunnen zowel experten, ervaringsdeskundigen of professioneel geëngageerde kandidaten zijn.
• 2 vertegenwoordigers van de culturele instellingen van de stad worden voorgedragen: bib en Cultuurhuis.
• 2 vertegenwoordigers van het brede culturele veld, bijv. kunsten, erfgoed, …
• 3 vertegenwoordigers van het verenigingsleven (socio-cultureel volwassenenwerk).

Afhankelijk van het dossier kunnen experten of externe partners worden uitgenodigd. Zij hebben een raadgevende stem. De directie van kunstacademie KA! is een specifiek voorbeeld van partners die op basis van hun expertise kunnen uitgenodigd worden. Zij nemen bewust geen structurele plaats in binnen het E-team maar worden uitgenodigd naar aanleiding van specifieke thema’s op de agenda. 

Aantal samenkomsten

Het E-team komt minimaal 4 maal per kalenderjaar samen. Wanneer het nodig is om op korte tijd een advies te geven, kan een bijkomende oproep noodzakelijk zijn.

Verslaggeving en publicatie

De uitnodiging en de agenda worden per mail bezorgd aan de leden en dit uiterlijk acht werkdagen voor de vergadering.

De verslaggeving wordt door een lid van het E-team opgenomen. Na verzending krijgen de leden 14 dagen de tijd om opmerkingen te bezorgen. Indien er binnen deze termijn geen reactie wordt ontvangen, wordt het verslag als goedgekeurd beschouwd.

Het verslag wordt op de website ikdoemee.eeklo.be gepubliceerd na goedkeuring.

 

OPROEP EN AANSTELLING VAN DE LEDEN

Artikel 16 van het participatiereglement bepaalt de algemene afspraken voor oproep en samenstelling van E-teams: 

• bij de start van een nieuwe bestuursperiode worden organisaties en diensten (actoren) per mail aangeschreven met de vraag hun vertegenwoordiger aan te duiden.
• leden van het E-team moeten voldoen aan volgende voorwaarden:
  • geen politiek mandaat uitoefenen;
  • woonachtig zijn in Eeklo of de zetel van de organisatie die ze vertegenwoordigen moet gevestigd zijn in Eeklo;
  • actief betrokken zijn bij de werking van de organisatie die ze vertegenwoordigen.
• voor de groep Eeklonaren die geen vertegenwoordiging opnemen van een organisatie, vereniging of dienst en zich ten persoonlijke titel engageren wordt bij de start van een nieuwe bestuursperiode een open oproep via de diverse stedelijke media gedaan. Kandidaturen kunnen via diverse wegen worden ingediend.
• de lijst van geselecteerde kandidaten wordt voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen, dat de samenstelling officieel bekrachtigt. Bij wijziging in samenstelling wordt de lijst opnieuw voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.

 

Voor het E-team Cultuur wordt de oproep voor kandidaten breed verspreid via de communicatiekanalen van het stadsbestuur, de geëngageerde culturele partners en de erkende verenigingen. De oproep wordt laagdrempelig, uitnodigend en helder geformuleerd.

Kandidaten kunnen zich na de oproep aanmelden via:

• de website ikdoemee.eeklo.be;
• een invulformulier dat beschikbaar is aan de balie van de stedelijke diensten;
• telefonisch contact;
• een gesprek met een medewerker;
• of via een filmpje.

Bij hun kandidaatstelling geven kandidaten duidelijk aan voor welke plaats binnen het E-team ze zich kandidaat stellen.

 

Selectie van de kandidaten

Na ontvangst van de kandidaturen, krijgen kandidaten de mogelijkheid tot een gesprek met de selectiecommissie. Het gesprek is vrijblijvend, maar wordt warm aanbevolen. Enkel voor kandidaten die zich aanmelden via een telefonisch contact of gesprek met een medewerker is een gesprek met de commissie standaard onderdeel van de kandidaatstelling. Aan de hand van criteria wordt een volgorde voor de plaatsen binnen het E-team bepaald. We streven daarbij naar een evenwichtige samenstelling op diverse domeinen (leeftijd, diversiteit, ideologische en filosofische strekkingen,…).

Volgende criteria zijn daarvoor leidend en worden in deze volgorde toegepast:

1. motivatie;
2. mix diverse culturele domeinen. Bij de selectie krijgt een kandidaat met interesse voor erfgoed voorrang als vertegenwoordiger uit het culturele veld;
3. leeftijd (jongere – volwassene – oudere);
4. mix professioneel – vrijwillig/gebruiker.

De criteria worden eerst afgewogen op niveau van de categorie van actoren waarvoor de kandidatuur geldt, en nadien op niveau van de samenstelling van de volledige groep. 

De selectiecommissie maakt, in overleg met de ondersteunende ambtenaar, een gerangschikte lijst van kandidaten op basis van de bovenstaande criteria. 

De commissie bestaat uit één medewerker van het stadsbestuur en twee leden van de denkgroep die betrokken werd bij het participatietraject rond het afsprakenkader voor het E-team Cultuur. Kandidaten voor de selectiecommissie stellen zich voor aan de denkgroep. De denkgroep stelt de selectiecommissie samen voor de eerste oproep. 

Bij een tweede oproep wordt de selectiecommissie op een gelijkaardige manier samengesteld door de leden van het dan actieve E-team Cultuur.

 

Kandidaten voor de selectiecommissie voldoen aan volgende voorwaarden:

• actieve deelname aan de denkgroep (of later het E-team Cultuur);
• zelf geen kandidaat zijn voor het nieuwe E-team Cultuur;
• ervaring in adviesverlening (professioneel of vrijwillig);
• ervaring in de thematiek ‘Cultuur’;
• woonachtig in Eeklo of lokale binding d.m.v. vereniging of onderneming op het grondgebied van Eeklo

De leden van de selectiecommissie engageren zich om bij vacante plaatsen na de oprichting van het E-team Cultuur hun mandaat opnieuw op te nemen. 

In de opmaak van de overzichtslijst wordt ook rekening gehouden met de 2/3-regel betreffende geslacht. We trachten deze verhouding na te streven en blijven de zoektocht aangaan indien we hier in de groepssamenstelling niet onmiddellijk kunnen aan voldoen. 

De overzichtslijst van geselecteerde kandidaten wordt vervolgens voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen, dat de samenstelling officieel bekrachtigt.

 

ZELFSTURING EN ROLVERDELING

Artikel 17 van het participatiereglement regelt de afspraken inzake zelfsturing en rolverdeling.

Hoe de rollen binnen het E-team Cultuur worden verdeeld, is pas aan de orde eens het E-team is samengesteld. Dan worden de mogelijke rollen toegewezen (interne en/of externe communicatie, voorbereiding en leiden vergadering, praktische ondersteuning).

De leden bepalen dan ook hoe aan de besluitvorming vorm wordt gegeven (consent, consensus, stemming).

Dit is duidelijk weergegeven in de bovenste laag van de piramide.

 

ONTSLAG

Artikel 18 van het participatiereglement regelt de afspraken inzake ontslag. Voor niet-ingevulde plaatsen wordt opnieuw een oproep gelanceerd en wordt de selectieprocedure opnieuw toegepast. Wanneer er zich niet onmiddellijk kandidaten melden, wordt de nog openstaande plaats duidelijk vermeld op ikdoemee.eeklo.be. 

 

STEMGERECHTIGDE LEDEN

Artikel 19 van het participatiereglement regelt het stemrecht.

Elk lid mag vrij zijn mening uiten op alle vergaderingen. Met uitzondering van de vertegenwoordigers van het stadsbestuur en de schepen zijn alle leden stemgerechtigd.

 

ADVIES GEVEN

Artikel 20 van het participatiereglement licht toe wat onder strategisch beleidsadvies begrepen wordt en hoe de procedure voor advies vragen en advies geven verloopt.

Brede participatie is de basis voor adviesvorming. Behoeftes, ideeën en verwachtingen van de bevolking over het te voeren beleid worden actief opgespoord. Dit kan onder andere via de atelierwerking. We verwijzen hier naar mogelijke werkvormen in artikel 25 in het participatiereglement.

 

OPDRACHT

Deelname aan het E-team Cultuur wil zeggen dat men zich interesseert en engageert tot het formuleren van strategisch advies over de langetermijnvisie en de grote beleidslijnen van het culturele beleid in Eeklo. Het strategisch advies richt zich op de meerjarenplanning, (budgettaire) prioriteiten en structurele ontwikkelingen, waarbij brede participatie en het verbinden van diverse partners centraal staan.

Een brede cultuurwerking

• beleidsvisie en budgettaire ruimte voor cultuur i.k.v. de meerjarenplanning
• diversiteit, inclusie en participatie:
  • nabije, laagdrempelige publiekswerking
  • inzetten op gemeenschapsvorming, versterking van het maatschappelijk weefsel
  • participatief ontwikkelen van aanbod
  • bereik van nieuw publiek
  • co-creatie
• het verbinden van het rijke cultureel leven van Eeklo dat zich zowel vormelijk als inhoudelijk wijds uitstrekt
• verbinding met de culturele werking binnen de regio 

Cultureel aanbod

• cultuureducatie, levenslang en -breed leren;
• verenigingsleven, evenementen en andere culturele activiteiten;
• professionele en amateurkunsten;
• erfgoed in de brede zin van het woord: archiefwerking, roerend erfgoed en immaterieel cultureel erfgoed en de publieksontsluiting van onroerend erfgoed;
• ontwikkeling van ander cultureel aanbod in de stad, met aandacht voor:
  • spreiding
  • complementariteit
  • contextwerking en publieksbemiddeling
  • cultuur als evenement vs. duurzame trajectontwikkeling
• aandacht voor en onderzoek naar hiaten in het huidige aanbod en het al dan niet bestaan van een relatie tot het momenteel niet-bereikte publiek.
• communicatie en zichtbaarheid:
  • in het kader van kruisbestuiving binnen het culturele veld
  • verhogen van zichtbaarheid
  • toegankelijke communicatie (taal, kanalen, formats,…)

Ruimte en/voor cultuur

• signaleren van noden en zoeken naar mogelijke oplossingen i.k.v. culturele infrastructuur
  • Voorbeeld van een nood: structureel tekort aan culturele ruimte: expositie, repetitie, vergaderruimte, laagdrempelige infrastructuur voor activiteiten
  • Mogelijke oplossingen: gedeeld gebruik, tijdelijke invulling, culturele infrastructuurplanning
• het creëren van meerwaarde binnen de publieke ruimte aan de hand van diverse kunstvormen

Het E-team informeert en consulteert, al dan niet rechtstreeks, haar doelgroep. Het staat ook in voor de verbinding van de vele en diverse partners binnen het culturele middenveld. 

Het E-team Cultuur engageert zich om – al dan niet samen met anderen – minimaal 2 maal per jaar een thema-atelier voor verenigingen te organiseren. Daarbij komen volgende thema’s regelmatig aan bod:

• stedelijke reglementen: infrastructuur, subsidies …;
• ondersteuningsmogelijkheden voor het middenveld;
• input voor lopende of toekomstige dossiers m.b.t. het culturele leven in Eeklo.

 

Twee jaar na de opstart van de werking van het E-team wordt een evaluatie georganiseerd waarbij volgende punten aan bod komen:

• geformuleerde adviezen en antwoorden vanuit bestuur;
• effecten atelierwerking;
• interne werkwijze E-team.

 

Agendapunten

Het E-team Cultuur engageert zich om voldoende aandacht te schenken aan de diverse sectoren en bepaalt bij opstart hoe elk thema doorheen het jaar voldoende aan bod komt: 

• erfgoedprojecten (lopende of in ontwikkeling);
• activiteiten, nieuws en vragen vanuit bib en Cultuurhuis Herbakker;
• kunst in de stad;
• wat reilt en zeilt binnen het verenigingsleven?

 

ENGAGEMENT

Artikel 24 van het participatiereglement omschrijft het gevraagde engagement binnen een E-team.

Deelname aan het E-team Cultuur is vrijwillig. Het al dan niet deelnemen aan het E-team Cultuur kan niet ingeroepen worden als voorwaarde bij bijvoorbeeld ondersteuningsaanvragen, erkenning,..

De geselecteerde kandidaten engageren zich voor een periode van minimaal drie jaar. Een mandaat loopt maximum tot aan de wedersamenstelling van het E-team bij de start van de nieuwe legislatuur.

Wie zijn mandaat wenst te beëindigen, deelt dit mee aan de contactpersoon voor leden binnen het E-team en meldt dit schriftelijk aan de ondersteunend medewerker van het lokaal bestuur. Het ontslag wordt medegedeeld op de eerstvolgende samenkomst van het E-team.