afsprakenkader E-team Cultuurhuis Herbakker

Gemeenteraad 27 april 2026 

Dit is een addendum aan het participatiereglement dat werd goedgekeurd op de gemeenteraad/OCMW-raad van 23 februari 2026. Het participatiereglement regelt o.m. de algemene afspraken die gelden voor alle E-teams. Dit afsprakenkader bepaalt de specifieke afspraken die gelden voor het E-team Cultuurhuis Herbakker en moet dus altijd samen gelezen worden met het participatiereglement. Eens het E-team is samengesteld worden afspraken rond interne werking gemaakt.

 

 

Wetgevend kader

• Decreet Lokaal Bestuur, artikel 304;
• Gemeenteraad 23 juni 2025: krachtlijnen voor eigentijdse participatie;
• Gemeente/OCMW-raad 23 februari 2026: participatiereglement.

 

Decretaal bepaalde richtlijnen voor adviesorganen (Decreet Lokaal Bestuur)

• Ten hoogste twee derde van de stemgerechtigde leden is van hetzelfde geslacht. Als dat niet het geval is, kan niet op rechtsgeldige wijze advies worden uitgebracht.
• Gemeenteraadsleden en leden van het college van burgemeester en schepenen kunnen geen stemgerechtigd lid zijn van de raden en de overlegstructuren.

 

ERKENNING

Artikel 14 van het participatiereglement erkent het E-team Cultuurhuis Herbakker.

 

SAMENSTELLING - WERKWIJZE

De algemene afspraken voor E-teams zijn te vinden onder artikel 15 van het participatiereglement:

• E-team = kernteam met beperkte samenstelling (min. 4 – max. 10) dat zich autonoom organiseert;
• gebruik van documenten;
• een organisatie/dienst kan zich maximaal 1 maal laten vertegenwoordigen in het E-team.

 

Het E-team Cultuurhuis Herbakker bestaat uit een vaste vertegenwoordiging van volgende actoren (vijf personen):

• een maker/kunstenaar;
• een communicatieadviseur;
• een jongere (18 – 30 jaar);
• een senior;
• een socio-culturele vereniging.

Afhankelijk van het dossier kunnen experten of externe partners worden uitgenodigd.

Het totaal aantal leden bedraagt maximum 10. Indien de vaste vertegenwoordiging van actoren (vijf leden) niet kan ingevuld worden, zullen meer individuele leden worden aangeduid. 

Het E-team Cultuurhuis Herbakker komt minimaal 1x/kwartaal en volgens noodzaak per kalenderjaar samen. Wanneer het nodig is om op korte tijd een advies te geven is, kan een bijkomende oproep noodzakelijk zijn.

De uitnodiging en de agenda worden per mail bezorgd aan de leden en dit uiterlijk vijf werkdagen voor de vergadering.

De verslaggeving wordt door een lid van het E-team opgenomen en nadien per mail verstuurd naar alle leden. Op de eerstvolgende bijeenkomst van het E-team wordt het verslag goedgekeurd.

Artikel 21 van het participatiereglement regelt de afspraken inzake communicatie. Het platform ikdoemee.eeklo.be staat in voor de bundeling van communicatie vanuit de E-teams. Het E-team Cultuurhuis Herbakker krijgt daar een eigen pagina ter beschikking.

 

OPROEP EN AANSTELLING VAN DE LEDEN

Artikel 16 van het participatiereglement bepaalt de algemene afspraken voor oproep en samenstelling van E-teams:

• bij de start van een nieuwe bestuursperiode worden organisaties en diensten (actoren) per mail aangeschreven met de vraag hun vertegenwoordiger aan te duiden.
• leden van het E-team moeten voldoen aan volgende voorwaarden:
  • geen politiek mandaat uitoefenen;
  • woonachtig zijn in Eeklo of de zetel van de organisatie die ze vertegenwoordigen moet gevestigd zijn in Eeklo;
  • actief betrokken zijn bij de werking van de organisatie die ze vertegenwoordigen.
• voor de groep Eeklonaren die geen vertegenwoordiging opnemen van een organisatie, vereniging of dienst en zich ten persoonlijke titel engageren wordt bij de start van een nieuwe bestuursperiode een open oproep via de diverse stedelijke media gedaan.
• voor het E-team Cultuurhuis Herbakker wordt een algemene, open oproep verspreid.
• een selectiecommissie behandelt de kandidaturen; de commissie is samengesteld uit 2 leden: een ambtenaar en een burger, woonachtig in Eeklo, die kennis heeft van het beleidsdomein en de werking en opdracht van een E-team en die geen kandidaat is.
• de lijst van geselecteerde kandidaten wordt voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen, dat de samenstelling officieel bekrachtigt. Bij wijziging in samenstelling wordt de lijst opnieuw voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.

Kandidaturen kunnen via diverse wegen worden ingediend: hetzij op papier schriftelijk per post naar stad Eeklo – E-team Cultuurhuis Herbakker – Industrielaan 2, 9900 Eeklo, via email of via een formulier op www.eeklo.be; hetzij via een filmpje of opgenomen beeldbericht.

Voor elke actor en elke individuele vertegenwoordiger zal eveneens een plaatsvervanger worden aangeduid als er voldoende kandidaten zijn. De effectieve leden houden 1 op 1 contact met de plaatsvervanger i.v.m. de vervanging.

 

De selectie gebeurt op basis van drie criteria. De selectiecommissie bepaalt het gewicht of de mate van belangrijkheid van deze criteria:

• Motivatie: elke kandidaat dient bij de inschrijving een motivatie te geven waarin wordt toegelicht waarom hij/zij wil zetelen in het E-team Cultuurhuis Herbakker.
• Diversiteit: een representatieve mix van personen met diverse culturele achtergrond/ sociale context/ kwetsbaarheid/ leeftijd.
• Ervaring met de werking en activiteiten van Cultuurhuis Herbakker. Gebruiker (geweest) zijn van het Cultuurhuis.

De lijst van geselecteerde kandidaten wordt vervolgens voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen, dat de samenstelling officieel bekrachtigt.

Op een moment dat niet alle actorplaatsen zijn ingevuld, kan een actor zelf een nieuwe vertegenwoordiger aanduiden door dit schriftelijk te melden aan de ondersteunend medewerker. Toetreding kan enkel wanneer de plaats van deze actor nog niet ingevuld is. Een wijziging in samenstelling van het E-team dient altijd bekrachtigd te worden door het college van burgemeester en schepenen (artikel 16 §3 van het participatiereglement).

 

ZELFSTURING EN ROLVERDELING

Artikel 17 van het participatiereglement regelt de afspraken inzake zelfsturing en rolverdeling.

Hoe de rollen binnen het E-team Cultuurhuis Herbakker worden verdeeld, is pas aan de orde eens het E-team is samengesteld. Dan worden de mogelijke rollen toegewezen (interne en/of externe communicatie, voorbereiding en leiden vergadering, praktische ondersteuning).

Binnen het E-team Cultuurhuis Herbakker wordt ook besproken wie de vertegenwoordiging in en hoe de afvaardiging naar het E-team Cultuur wordt opgenomen.

De leden bepalen dan ook hoe aan de besluitvorming vorm wordt gegeven (consent, consensus, stemming).

Dit is duidelijk weergegeven in de bovenste laag van de piramide.

 

ONTSLAG

Artikel 18 van het participatiereglement regelt de afspraken inzake ontslag.

Wanneer een lid vroegtijdig stopt, wordt deze plaats vacant en wordt een oproep gedaan voor een nieuwe kandidaat.

 

Stemgerechtigde leden

Artikel 19 van het participatiereglement regelt het stemrecht.

Elk lid mag vrij zijn mening uiten op alle vergaderingen. Met uitzondering van de vertegenwoordigers van het stadsbestuur en de schepen zijn alle leden stemgerechtigd.

 

Advies geven

Artikel 20 van het participatiereglement licht toe wat onder strategisch beleidsadvies begrepen wordt en hoe de procedure voor advies vragen en advies geven verloopt.

Het E-team Cultuurhuis Herbakker maakt steeds de link naar brede participatie. Het E-team informeert en consulteert, al dan niet rechtstreeks, haar doelgroepen. Brede participatie is de basis. Behoeftes, ideeën en verwachtingen van de bevolking over het te voeren beleid worden actief opgespoord. Dit kan onder andere via de atelierwerking. We verwijzen hier naar mogelijke werkvormen in artikel 25 in het participatiereglement.

 

Opdracht

Cultuurhuis Herbakker is een (t)huis met veel kamers en meerdere toegangsdeuren: een theaterzaal waar bovenlokale en regionale podiumkunsten schitteren; een polyvalente zaal waar wordt gepresenteerd, vergaderd, ontmoet; een cultuurcafé waar wordt genoten, gelezen, gereflecteerd, verbonden, plannen gesmeed. 

Cultuurhuis Herbakker stelt zijn deuren open voor cultuurliefhebbers, bezoekers, vrijetijdskunstenaars, artiesten, toeristen, toevallige passanten uit alle windstreken en van alle leeftijden. Het cultuurhuis is een ontmoetingsplek waar een breed aanbod aan publieke activiteiten georganiseerd wordt.

Deelname aan het E-team Cultuurhuis Herbakker wil zeggen dat er strategisch advies gegeven wordt over beleidsvoorbereidende thema’s en/of cultuurprojecten zoals onder andere:

• De positionering (imago, marketing,…) van het Cultuurhuis binnen het culturele landschap in de regio en de provincie;
• Het stimuleren van diversiteit en inclusie in de programmatie en de publiekswerking;
• Het nadenken over (activiteiten tot) publieksverbreding en participatie;
• Het opvolgen en signaleren van aspecten die de efficiënte en klantvriendelijke dienstverlening bevorderen;
• De advisering over het jaarlijkse aanbod van Cultuurhuis Herbakker;
• Het onderzoeken en bespreken van potentiële samenwerkingen en partnerschappen;
• Het ontwikkelen van voorstellen tot co-creatieprojecten;
• De evaluatie van de inzet van de cultuurinfrastructuur ten behoeve van derden.

Jaarlijks wordt door de stedelijke diensten aan het E-team Cultuurhuis Herbakker een overzicht gegeven van de geplande programmatie en projecten.

De leden zijn bereid zich te verdiepen in de werking van het Cultuurhuis en het wettelijk kader waarbinnen dit bestaat. Het E-team Cultuurhuis Herbakker werkt hierdoor beleidsondersteunend in het kader van de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van het beleid.

 

INFRASTRUCTUUR/VERZEKERING/MIDDELEN

Artikel 23 van het participatiereglement regelt de afspraken i.v.m. gratis gebruik van stedelijke infrastructuur en dienstverlening, verzekering en werkingsmiddelen.

 

ENGAGEMENT

Artikel 24 van het participatiereglement omschrijft het gevraagde engagement binnen een E-team.

Een engagement binnen het E-team Cultuurhuis Herbakker kent de duurtijd van minimum drie jaar.