afsprakenkader E-team Senioren

Gemeenteraad 27 april 2026

Dit is een addendum aan het participatiereglement dat werd goedgekeurd op de gemeenteraad/OCMW-raad van 23 februari 2026. Het participatiereglement regelt o.m. de algemene afspraken die gelden voor alle E-teams. Dit afsprakenkader bepaalt de specifieke afspraken die gelden voor het E-team Senioren en moet dus altijd samen gelezen worden met het participatiereglement. Eens het E-team Senioren is samengesteld worden afspraken rond interne werking gemaakt.

Definitie actor: organisatie/dienst die een vertegenwoordiger aanduidt voor het E-team. Deze persoon zetelt vanuit die organisatie/dienst en neemt ook in die hoedanigheid een rol op.

Wetgevend kader

• Decreet Lokaal Bestuur, artikel 304;
• Gemeenteraad 23 juni 2025: krachtlijnen voor eigentijdse participatie;
• Gemeente/OCMW-raad 23 februari 2026: participatiereglement.

Decretaal bepaalde richtlijnen voor adviesorganen (Decreet Lokaal Bestuur)

• Ten hoogste twee derde van de stemgerechtigde leden is van hetzelfde geslacht. Als dat niet het geval is, kan niet op rechtsgeldige wijze advies worden uitgebracht.
• Gemeenteraadsleden en leden van het college van burgemeester en schepenen kunnen geen stemgerechtigd lid zijn van de raden en de overlegstructuren.

 

ERKENNING

Artikel 14 van het participatiereglement erkent het E-team Senioren.

 

SAMENSTELLING - WERKWIJZE

De algemene afspraken voor E-teams zijn te vinden onder artikel 15 van het participatiereglement:

• E-team = kernteam met beperkte samenstelling (min. 4 – max. 10) dat zich autonoom organiseert;
• gebruik van documenten;
• een organisatie/dienst kan zich maximaal 1 maal laten vertegenwoordigen in het E-team.

Het E-team Senioren bestaat uit een vertegenwoordiging van:

• seniorenverenigingen: 2 vertegenwoordigers; 
• residentieel woonaanbod: WZC’s (3), Residenties (2) en Woonmee met hun collectieve sociale woonvormen: 1 vertegenwoordiger;
• diensthoofd zorg- en ouderenbeleid van stad/OCMW Eeklo.

Individuele vertegenwoordiging: 6 losse kandidaten.

Afhankelijk van het dossier kunnen experten of externe partners worden uitgenodigd.

Het E-team Senioren komt minimaal 6 maal per kalenderjaar samen. Wanneer het nodig is om op korte tijd een advies te geven, kan een bijkomende oproep noodzakelijk zijn.

De uitnodiging en de agenda worden per mail bezorgd aan de leden en dit uiterlijk acht werkdagen voor de vergadering.

De verslaggeving wordt door een lid van het E-team opgenomen en nadien per mail verstuurd naar alle leden. Op de eerstvolgende bijeenkomst van het E-team wordt het verslag goedgekeurd.

Artikel 21 van het participatiereglement regelt de afspraken inzake communicatie. Het platform ikdoemee.eeklo.be staat in voor de bundeling van communicatie vanuit de E-teams. Het E-team Senioren krijgt daar een eigen pagina ter beschikking.

 

OPROEP EN AANSTELLING VAN DE LEDEN

Artikel 16 van het participatiereglement bepaalt de algemene afspraken voor oproep en samenstelling van E-teams:

• bij de start van een nieuwe bestuursperiode worden organisaties en diensten (actoren) per mail aangeschreven met de vraag hun vertegenwoordiger aan te duiden.
• leden van het E-team moeten voldoen aan volgende voorwaarden:
  • geen politiek mandaat uitoefenen;
  • woonachtig zijn in Eeklo of de zetel van de organisatie die ze vertegenwoordigen moet gevestigd zijn in Eeklo;
  • actief betrokken zijn bij de werking van de organisatie die ze vertegenwoordigen.
• voor de groep Eeklonaren die geen vertegenwoordiging opnemen van een organisatie, vereniging of dienst en zich ten persoonlijke titel engageren wordt bij de start van een nieuwe bestuursperiode een open oproep via de diverse stedelijke media gedaan. Kandidaturen kunnen via diverse wegen worden ingediend.
• de lijst van geselecteerde kandidaten wordt voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen, dat de samenstelling officieel bekrachtigt. Bij wijziging in samenstelling wordt de lijst opnieuw voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.

De kandidaturen voor het E-team Senioren moeten maximum vier weken na de oproep worden ingediend. Dit kan via een formulier op www.eeklo.be of op papier naar stad Eeklo – E-team Senioren – Industrielaan 2, 9900 Eeklo.

Voor de vertegenwoordigers van seniorenverenigingen, residentieel woonaanbod en individuele kandidaten wordt een open oproep gedaan via diverse kanalen. Voor elk lid van het E-team wordt een plaatsvervanger aangeduid als er voldoende kandidaten zijn. De effectieve leden houden 1 op 1 contact met de plaatsvervanger i.v.m. de vervanging.

Er wordt in duo’s gewerkt. Zo zullen individuele vertegenwoordiger nummer 1 en plaatsvervanger nummer 1 een duo vormen, net zoals individuele vertegenwoordiger nummer 2 en plaatsvervanger nummer 2, enzoverder.

De plaatsvervangers bij de verenigingen en het residentieel woonaanbod komen uit andere actoren/verenigingen dan de effectieve leden.

Indien één of meer zetels van actoren (seniorenverenigingen, residentieel woonaanbod, diensthoofd) niet worden ingevuld, kunnen deze vervangen worden door losse kandidaten.

Na een eventuele eerste filtering worden de kandidaten uitgenodigd voor een gesprek waarin wordt toegelicht waarom hij/zij wil zetelen in het E-team Senioren.

Bij selectie zal rekening gehouden worden met volgende criteria, in afnemende mate van belangrijkheid:

1. Motivatie
2. Expertise (max. 2 personen om er voor te zorgen dat niet enkel deskundigen deel uitmaken van E-team Senioren)
3. Buurt.

Op die manier wordt de keuze zo objectief mogelijk gemaakt. Binnen de selectie wordt altijd rekening gehouden met gender, diversiteit en oog voor participatie en communicatie.

De lijst van geselecteerde kandidaten wordt vervolgens voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen, dat de samenstelling officieel bekrachtigt.

Voor de individuele vertegenwoordigers bieden we de mogelijkheid om het engagement na 3 jaar te stoppen en de fakkel door te geven aan de reeds aangeduide plaatsvervangers. Op die manier willen we langdurig engagement (6 jaar) niet vroegtijdig stopzetten indien men dit niet wil, maar willen we ook flexibiliteit inbouwen met de mogelijkheid om het engagement na 3 jaar te stoppen.
Voor de organisaties en verenigingen wordt de termijn vastgelegd op 3 jaar aangezien dit perspectief biedt aan de andere organisaties/verenigingen binnen die categorie. Zij worden ook vervangen door de plaatsvervanger. 

Een wijziging in samenstelling van het E-team dient altijd bekrachtigd te worden door het college van burgemeester en schepenen (artikel 16 §3 van het participatiereglement).

 

ZELFSTURING EN ROLVERDELING

Artikel 17 van het participatiereglement regelt de afspraken inzake zelfsturing en rolverdeling.

Hoe de rollen binnen het E-team Senioren worden verdeeld, is pas aan de orde eens het E-team is samengesteld. Dan worden de mogelijke rollen toegewezen (interne en/of externe communicatie, voorbereiding en leiden vergadering, praktische ondersteuning).

De leden bepalen dan ook hoe aan de besluitvorming vorm wordt gegeven (consent, consensus, stemming).

Dit is duidelijk weergegeven in de bovenste laag van de piramide.

 

ONTSLAG

Artikel 18 van het participatiereglement regelt de afspraken inzake ontslag.

Wanneer een lid vroegtijdig stopt, wordt deze plaats vacant en wordt een oproep gedaan voor een nieuwe kandidaat of neemt de plaatsvervanger de plaats in.

 

Stemgerechtigde leden

Artikel 19 van het participatiereglement regelt het stemrecht.

Elk lid mag vrij zijn mening uiten op alle vergaderingen. Met uitzondering van de vertegenwoordigers van het stadsbestuur en de schepen zijn alle leden stemgerechtigd.

 

Advies geven

Artikel 20 van het participatiereglement licht toe wat onder strategisch beleidsadvies begrepen wordt en hoe de procedure voor advies vragen en advies geven verloopt.

Het E-team Senioren maakt steeds de link naar brede participatie. Het E-team informeert en consulteert, al dan niet rechtstreeks, haar doelgroepen. Brede participatie is de basis. Behoeftes, ideeën en verwachtingen van de bevolking over het te voeren beleid worden actief opgespoord. Dit kan onder andere via de atelierwerking. We verwijzen hier naar mogelijke werkvormen in artikel 25 in het participatiereglement.

 

Opdracht

Deelname aan het E-team Senioren wil zeggen dat er strategisch advies gegeven wordt over belangrijke thema’s zoals onder andere:

• Kwalitatieve, toegankelijke en nabije dienstverlening + digitalisering;
• Gezondheid en zorg: toegankelijke (eerstelijns)zorg, preventie en actieve levensstijl, dementie, mantelzorgers …;
• Welzijn: aanpak eenzaamheid, inzetten op vrijwilligerswerk, ondersteuning mantelzorgers …;
• Autonomie, veiligheid en rechten: ouderenmis(be)handeling voorkomen, autonomie rond zorgkeuzes en rechtsbescherming ;
• Mobiliteit: openbaar vervoersplan, betaalbaarheid en toegankelijkheid, deelmobiliteit, fietsrouteplan, trage wegen en wieltjesvriendelijk Eeklo;
• Wonen en leefomgeving: toegankelijke publieke ruimte, levensloopbestendig wonen, nieuwe woonvormen, woonkwaliteit  & betaalbaarheid;
• Leeftijdsvriendelijk beleid van de stad; 
• Terugkoppeling van gemeenteraad en college van burgemeester en schepenen naar het E-team over meerjarenplanning met thema’s die senioren aanbelangen;
• …

Het E-team Senioren doet 2x per jaar een terugkoppeling aan de burgers over een stand van zaken en toekomstplannen. Hoe deze terugkoppeling gebeurt, kan het E-team zelf bepalen.

 

INFRASTRUCTUUR/VERZEKERING/MIDDELEN

Artikel 23 van het participatiereglement regelt de afspraken i.v.m. gratis gebruik van stedelijke infrastructuur en dienstverlening, verzekering en werkingsmiddelen.

 

ENGAGEMENT

Artikel 24 van het participatiereglement omschrijft het gevraagde engagement binnen een E-team.

De geselecteerde kandidaten engageren zich voor een periode van minimum drie jaar voor losse Eeklonaren. Voor de vertegenwoordigers van verenigingen en het residentieel woonaanbod wordt na 3 jaar een nieuwe oproep gelanceerd.

Wanneer een lid vroegtijdig stopt, zal het plaatsvervangende lid de resterende duurtijd van het mandaat overnemen.