afsprakenkader E-team Sport

Gemeenteraad 27 april 2026

Dit is een addendum aan het participatiereglement dat werd goedgekeurd op de gemeenteraad/OCMW-raad van 23 februari 2026. Het participatiereglement regelt o.m. de algemene afspraken die gelden voor alle E-teams. Dit afsprakenkader bepaalt de specifieke afspraken die gelden voor het E-team Sport en moet dus altijd samen gelezen worden met het participatiereglement. Eens het E-team Sport is samengesteld worden afspraken rond interne werking gemaakt.

Wetgevend kader

• Decreet Lokaal Bestuur, artikel 304;
• Gemeenteraad 23 juni 2025: krachtlijnen voor eigentijdse participatie;
• Gemeente/OCMW-raad 23 februari 2026: participatiereglement.

Decretaal bepaalde richtlijnen voor adviesorganen (Decreet Lokaal Bestuur)

• Ten hoogste twee derde van de stemgerechtigde leden is van hetzelfde geslacht. Als dat niet het geval is, kan niet op rechtsgeldige wijze advies worden uitgebracht.
• Gemeenteraadsleden en leden van het college van burgemeester en schepenen kunnen geen stemgerechtigd lid zijn van de raden en de overlegstructuren.

Verklarende definities:

Actor: organisatie/dienst die een vertegenwoordiger aanduidt voor het E-team. Deze persoon zetelt vanuit die organisatie/dienst en neemt ook in die hoedanigheid een rol op.

 

ERKENNING

Artikel 14 van het participatiereglement erkent het E-team Sport.

 

SAMENSTELLING - WERKWIJZE

De algemene afspraken voor E-teams zijn te vinden onder artikel 15 van het participatiereglement:

1. Algemeen:

Het E-team Sport is evenwichtig samengesteld. Ten hoogste twee derden van de leden van het E-team Sport is van hetzelfde geslacht. Als dat niet het geval is, kan niet op een rechtsgeldige wijze advies worden uitgebracht.

2. Inclusie:

Het stadsbestuur moet in het E-team Sport de actoren betrekken die het sportleven bevorderen, met name:

A. Alle sportverenigingen en organisaties, zowel private als publieke, die werken met  vrijwilligers en een werking ontplooien op het grondgebied van de stad en hun zetel in de stad hebben.

B. Alle sportorganisaties en onderwijsinstellingen, zowel private als publieke, die werken met professionele beroepskrachten en een werking ontplooien op het grondgebied van de stad en hun zetel in de stad hebben.

C. Deskundigen inzake sport, woonachtig in de stad.

D. De individuele sporters, woonachtig in de stad.

3. Samenstelling van het E-team:

Het E-team Sport is samengesteld uit 10 personen, waarvan een vertegenwoordiging van:

• Binnensport (2 personen)
• Buitensport (2 personen)
• Recreatieve clubs (1 persoon)
• Watersporten (1 persoon)
• niet-georganiseerde sporter(1 persoon)
• sportleerkracht (1 persoon)
• vertegenwoordiger G-sport (1 persoon)
• vertegenwoordiging van clubs die geen gebruik maken van de stedelijke infrastructuur (1 persoon)

Aangevuld met de Schepen van Sport en Directeur Sport.

4. Werkwijze

Het E-team Sport is een forum waarin verschillende meningen aan bod komen en waarin open discussie gestimuleerd wordt. We evolueren van informatiedeling naar een open vergadercultuur.

4.1 Aantal samenkomsten 

      Het E-team Sport komt ten minste 6 x / jaar samen.

4.2 Werken met deskundigen

      Het E-team Sport kan desgevallend deskundigen uitnodigen naar hun overleg. Dit zal steeds themagebonden zijn.

 

5. Verslaggeving en publicatie

5.1 Uitnodiging en agenda

§1. Het E-team legt de data van de vergaderingen vast voor een volledig kalenderjaar. Dit gebeurt uiterlijk half december van het daaraan voorafgaande jaar.

§2. Ten laatste 7 kalenderdagen voor de bijeenkomst van het E-team wordt de uitnodiging met agenda verstuurd naar alle leden. 

§3. De Schepen van Sport / Directeur Sport zorgen voor het aanbrengen van de relevante stukken m.b.t. het te verlenen advies, dewelke desgevallend toegevoegd worden aan de uitnodiging.

5.2 Verslag

§1. Van iedere bijeenkomst wordt een besluitenverslag opgemaakt.

§2. Het verslag wordt in het kader van openbaarheid van bestuur via de website van de stad ter beschikking gesteld.

 

6. Monitoring en evaluatie

6.1 Evaluatie:

       Het E-team Sport evalueert jaarlijks zijn werking en samenwerking.

6.2 Jaarverslag:

      Ieder jaar bezorgt het E-team Sport een jaarverslag waarin alle besproken onderwerpen worden opgenomen.

 

OPROEP EN AANSTELLING VAN DE LEDEN

Artikel 16 van het participatiereglement bepaalt de algemene afspraken voor oproep en samenstelling van E-teams.

1. Wijze van selecteren

1.1. Kandidatuurstelling

§1.  Een open oproep tot kandidatuurstelling wordt gecommuniceerd naar alle erkende sportclubs van Eeklo, alle scholen van Eeklo, en via de publieke media (o.a. website van de stad), naar andere mogelijks geïnteresseerden uit Eeklo, uiterlijk 1 maand voor het verkiezingsmoment.

§2.  De kandidaturen dienen ingediend te worden binnen de 2 weken na het openen van de kandidatuurstelling.

§3. Ieder lid van een door de stad erkende sportclub, school en andere geïnteresseerde, dient zijn kandidatuur elektronisch in via het stedelijk daartoe ontworpen inschrijvingsformulier (met vermelding van naam en voornaam, sportclub die je vertegenwoordigt).

§4. Verkozen mandatarissen in het stadbestuur kunnen geen kandidaat zijn bij het verkiezingsmoment van het E-team Sport. Zie ook artikel 16 in het participatiereglement.

§5. Indien er geen 10 kandidaten zijn, dan wordt een nieuwe oproep gedaan naar de door de stad erkende sportclubs, de scholen en andere geïnteresseerden, vooraleer het verkiezingsmoment kan doorgaan.

1.2. Het verkiezingsmoment

§1. Iedere door de stad erkende sportclub en school, kan 1 persoon afvaardigen naar het verkiezingsmoment. Alle kandidaten worden uitgenodigd door de secretaris van Espora (1° installatie, nadien door de verslaggever van het E-team Sport), aan de hand van de informatie op de ontvangen inschrijvingsformulieren.

§2. Voor aanvang van de verkiezing stelt iedere kandidaat zich kort voor en vermeldt waarom hij wil kandideren in het E-team Sport.

§3. Iedere aanwezige persoon (met uitzondering van de Directeur Sport, de Schepen van Sport) kiest uit alle kandidaten evenveel personen als het aantal in te vullen plaatsen in het E-team, a rato van de verdeling in punt 3 (samenstelling en werkwijze). 

§4. De stemmen worden geteld door de Directeur Sport, desgevallend bijgestaan door medewerkers van de dienst Sport.

De uittredende voorzitter van Espora (later coördinator E-team) en secretaris zijn getuige hierbij, doch hebben geen taak bij de telling zelf.

§5. Zijn verkozen:

Alle personen met de meeste stemmen in de vooropgestelde categorieën die in het E-team Sport nodig zijn. Daarbij dient de 2/3 verhouding (zie ook samenstelling (hoger) en artikel 13 binnen het participatiereglement) gerespecteerd te worden.

§6. Conform art. 16 §3 van het participatiereglement wordt de samenstelling van het E-team Sport voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen ter bekrachtiging. Dit geldt eveneens bij aangepaste samenstellingen.

 

2. Wijze van toetreden

2.1. Bij oprichting

§1. De gemeenteraad bepaalt de wijze waarop concreet vorm gegeven wordt aan de inspraak voor de stad en haar organen. Elk E-team wordt minstens opnieuw samengesteld binnen de 6 maanden na deze beslissing. Zie ook artikel 13 en 14 binnen het participatiereglement.

§2. Het dagelijks bestuur van Espora organiseert de installatie van het eerste E-team Sport. Dit gebeurt via een verkiezingsmoment, te organiseren uiterlijk 30/06/2026.

2.2. Na opstart

Na de oprichting van het eerste E-team Sport zal het zetelende E-team Sport het daaropvolgende verkiezingsmoment organiseren en communiceren t.a.v. alle sportclubs, de scholen en via de publieke media.

 

ZELFSTURING EN ROLVERDELING

Artikel 17 van het participatiereglement regelt de afspraken inzake zelfsturing en rolverdeling.

• Het E-team Sport duidt een coördinator en verslaggever aan.
• Het E-team Sport bepaalt zelf de overige rollen en de invulling ervan.
• Ten behoeve van het volbrengen van zijn kerntaken kan het E-team Sport desgevallend andere leden van het College van Burgemeester en Schepenen uitnodigen naar de vergadering.

 

ONTSLAG

Artikel 18 van het participatiereglement regelt de afspraken inzake ontslag.

1. Vroegtijdige stopzetting van het engagement

§1. Wanneer een lid van het E-team Sport 3 opeenvolgende overlegmomenten niet aanwezig is, zonder voorafgaande verwittiging, wordt dat lid uitgesloten.

§2. Het E-team Sport contacteert de betrokken persoon na een tweede afwezigheid en verwittigt de persoon dat bij een volgende afwezigheid de plaats terug vrijkomt.

§3. Wanneer een lid in de onmogelijkheid is om verder te participeren, dan neemt dat lid contact op met de coördinator van het E-team Sport. Tevens wordt de ondersteunend ambtenaar (directeur sport) hierover schriftelijk geïnformeerd.

§4. Wanneer er een plaats in het E-team vrijkomt, is diegene die het meeste stemmen had in de van toepassing zijnde categorie, tijdens het daaraan voorafgaand verkiezingsmoment, de persoon die deze vrije plaats inneemt, tenzij de persoon dit niet wenst in te vullen.  

 

Stemgerechtigde leden

Artikel 19 van het participatiereglement regelt het stemrecht.

Verkozen mandatarissen van het stadsbestuur kunnen geen lid zijn van het E-team Sport en zijn overlegstructuren. De bevoegde schepen wordt door het E-team Sport uitgenodigd om de vergadering als waarnemer bij te wonen, cfr. het participatiereglement (artikel 17).

 

Advies geven

Artikel 20 van het participatiereglement licht toe wat onder strategisch beleidsadvies begrepen wordt en hoe de procedure voor advies vragen en advies geven verloopt.

1. Soorten adviezen

§1. De gemeenteraad en het college van burgemeester en schepenen betrekken het E-team Sport bij de voorbereiding en de uitvoering van de meerjarenplanning en van nader te bepalen specifieke dossiers (bijv. ruimtelijke ingrepen met grote impact, restauratiedossiers van stadsinfrastructuur en mobiliteitsvraagstukken). De stad zal dan ook het initiatief nemen om alle relevante informatie te bezorgen aan het E-team Sport, en zijn geledingen (werk-, thema- en buurtateliers).

§2. Het E-team Sport kan steeds op eigen initiatief een advies uitbrengen, doch er moet steeds een raakpunt zijn tussen het E-team Sport en de aangehaalde materie.

§3. Het E-team Sport kan samen met de andere E-teams een gecoördineerd advies uitbrengen omtrent dossiers waar meerdere raden belang bij hebben.

2. Thema’s

Het geven van advies aan de stedelijke overheid, hetzij op eigen initiatief, hetzij op verzoek inzake:

A. alle aangelegenheden inzake de lichamelijke opvoeding, de sport en het openluchtleven.

B. planning en uitbouw van sportinfrastructuur in de stad.

C. over de meerjarenplanning inzake sport.

D. de subsidiereglementen met invloed op sport.

3. Beslissen

3.1. Indien mogelijk wordt bij de adviesverlening gestreefd naar een consensus.

3.2. Indien het niet mogelijk is een consensus te bereiken, kan overgegaan worden tot stemming:

§1. Ten minste 2/3 van het aantal leden van het E-team dient aanwezig te zijn teneinde geldig te kunnen stemmen.

§2. Het voorstel dat de meerderheid (helft + 1 stem) haalt, wordt aangenomen. 

 

4. Aanpak

Informeren – consulteren en verbinden:

Het E-team stimuleert, informeert en consulteert via overleg en samenwerking tussen de verenigingen, diensten, instellingen en andere organisaties die betrokken zijn bij het bevorderen van de lichamelijke opvoeding, sport en openluchtleven.

5. Organisatie atelierwerking

5.1. Aantal

Het aantal werk-, thema- en buurtateliers is niet bepaald, maar wordt volgens de noodzaak georganiseerd, minstens over de thema’s:

• Financiën (subsidies, tarieven en retributies, indexeringen)
• Evenementen (bijv. laureatenviering, dag van de stad, maand van de sport)
• Buitensporten
• Binnensporten
• Infrastructuurdossiers.

5.2. Het thema-atelier sportverenigingen:

Het E-team Sport organiseert, minimum halfjaarlijks, een thema-atelier sportverenigingen, waarop alle sportverenigingen, scholen en geïnteresseerden worden uitgenodigd.

Tijdens de thema-ateliers sportverenigingen komen volgende thema’s ten minste aan bod: info m.b.t. de meerjarenplanning, subsidies, tarieven en retributies, info vanuit Sport Vlaanderen, info inzake de lopende en toekomstige sportdossiers.

Het E-team, de Directeur Sport en de Schepen van Sport bereiden het thema-atelier sportverenigingen voor.

 

OPDRACHT

1. Globale doelstelling

Het E-team Sport heeft in het algemeen tot doel de sport, de lichamelijke opvoeding en de openluchtrecreatie te bevorderen bij alle inwoners van de stad.

2. Kerntaken

De kerntaken van het E-team Sport zijn:

§1. Het voorstellen van op de behoeften afgestemde initiatieven op gebied van sportbeoefening en kaderopleiding. 

§2. Het verrichten van onderzoek, verzamelen van documentatie en informatie inzake sport en lichamelijke opvoeding ten behoeve van het stadsbestuur. Deelname aan het geregeld gezamenlijk overleg met andere bestaande raden voor culturele aangelegenheden en de onderlinge uitwisseling.

§3. Het vormgeven en wijziging van het afsprakenkader van het E-team Sport.

§4. Het organiseren van de verkiezing van het E-team zoals hoger omschreven.

§5. Het verlenen van advies over de meerjarenplanning inzake sport.

§6. Het geven van advies inzake de subsidiereglementen met invloed op sport.

§7. Het organiseren / opvolgen van werk-, thema- en buurtateliers (zie verder), waaronder het thema-atelier verenigingen.

 

INFRASTRUCTUUR/VERZEKERING/MIDDELEN

Artikel 23 van het participatiereglement regelt de afspraken i.v.m. gratis gebruik van stedelijke infrastructuur en dienstverlening, verzekering en werkingsmiddelen.

 

ENGAGEMENT

Artikel 24 van het participatiereglement omschrijft het gevraagde engagement binnen een E-team.

1. Duurtijd van het engagement

Het E-team Sport volgt de legislatuur van het college van burgemeester en schepenen.