Reglement van het burgerbudget

Reglement Meemakers+ Eeklo - Goedgekeurd in de gemeenteraad van 23 maart 2026

 

Artikel 1. Definities

De definities van termen die voorkomen in dit reglement staan hieronder beschreven.

• Meemakers+

De reglementen Meemakers (burgerbudget) en Surplus (subsidies voor socio-culturele projecten die participatie aanmoedigen en samenwerking tussen organisaties stimuleren) worden samengevoegd in een nieuw reglement omdat beide ondersteuning bieden aan (co-)creatieve projecten die aan gemeenschapsvorming doen, door burgers/organisaties/verenigingen op poten worden gezet en financieel kunnen ondersteund worden door de stad. De filosofie van het burgerbudget (volledige uitbetaling bij goedkeuring – de projecten beheren zelf hun financiële middelen en gaan zelf aan de slag) wordt voor het samengevoegde reglement gebruikt. We gebruiken voortaan de naam Meemakers+ en breiden de scope van het oorspronkelijke burgerbudget – met accenten op energie/vermindering CO₂ en buurtbetrokkenheid – uit met gemeenschapsvormende vrijetijdsprojecten.

• doelstellingen meerjarenplan

Stadsbestuur Eeklo wil met de realisatie van het meerjarenplan diverse doelstellingen nastreven en bereiken: het plan is gestoeld op de 5 pijlers van duurzame ontwikkeling: People, Planet, Prosperity, Peace en Partnership. Deze zijn vertaald naar de 5 doelstellingen Welkom in Eeklo, Duurzaam Eeklo, Welvarend/bloeiend Eeklo, Veilig & verbonden Eeklo en Eigentijds/wendbaar Eeklo & partners (alle info over het meerjarenplan is te vinden via eeklo.beleidsportaal.be).

• jury

De jury bestaat uit de leden van het projectteam Burgerbudget en 2 externe experts. De jury geeft punten op 60 aan de projecten op basis van de ingediende projectfiche en een gesprek tijdens de periode dat ook de stemming door de burger loopt. We voorzien ook een rol hierin voor diverse E-teams (deze wordt bepaald eens de E-teams zijn geïnstalleerd).In 2026 is er een overgangsjaar waar we de voorzitters van jeugd- en sportraad en ARC betrekken.

• digitaal platform

Op het digitaal participatieplatform ikdoemee.eeklo.be wordt elke ingediende projectfiche gepubliceerd. Burgers kunnen zich op het platform registreren, commentaren toevoegen en hun stem uitbrengen. Dit platform wordt door de medewerkers opgevolgd.

• projectfiche

Dit is een vragenlijst die de kandidaten invullen met een duidelijke omschrijving van de doelstelling van het project, het plan van aanpak, de partners, de timing, het nodige budget, de meerwaarde voor de stad, de klemtonen die gelegd worden (energie, buurtbetrokkenheid, gemeenschapsvorming).

 

Artikel 2. Doel 

Stad Eeklo zet in op betrokkenheid van inwoners bij het beleid en bij wat er in hun buurt gebeurt. Deze betrokkenheid is van groot belang om het tevredenheidsgevoel in buurt en stad op te krikken. In het meerjarenplan is participatie een belangrijk aandachtspunt. We vertalen dit ook in een participatiereglement dat werd goedgekeurd in de gemeenteraad van 23 februari 2026.

We betrekken inwoners, organisaties, verenigingen bij beslissingen en activiteiten via o.m. E-teams, atelierwerking en BuurtUur en zetten in op buurtwerking en op diverse vormen van inspraak via de verschillende treden van de participatieladder: informeren, raadplegen, adviseren, coproduceren en meebeslissen. Een burgerbudget bevindt zich op de hoogste treden van deze participatieladder. Hiermee stimuleert de stad zelfinitiatief van inwoners om activiteiten te organiseren of iets in de buurt te realiseren. De projecten van inwoners zetten in op verbinding van de gemeenschap, gaan in op mogelijkheden en kansen in de buurt of pakken een pijnpunt aan.

 

Artikel 3. Doelgroep

§ 1. - Zowel individuen als verenigingen, organisaties en bewonersgroepen kunnen een project indienen. Dat zijn inwoners van Eeklo en/of organisaties/verenigingen met zetel in Eeklo.

Jongeren vanaf 14 jaar kunnen projecten indienen als ze vertegenwoordigd zijn door een meerderjarige. De meerderjarige treedt op als hoofdverantwoordelijke en ondertekent mee de overeenkomst.

Wat verenigingen en organisaties betreft, kunnen enkel feitelijke verenigingen en organisaties zonder winstoogmerk een aanvraag indienen.

§ 2. - Een persoon, vereniging of rechtspersoon kan maximaal één projectvoorstel indienen per projectoproep. Personen die in persoonlijke naam een project indienen, kunnen geen vertegenwoordiger zijn van een feitelijke vereniging of rechtspersoon die een project indienen en omgekeerd. De indiener is tegelijk de begunstigde. Kortom, de indiener en de begunstigde moeten dezelfde persoon, vereniging of rechtspersoon zijn.

§ 3. - Er kan maar 1 x een subsidie verkregen worden voor eenzelfde project. Een zelfde aanvrager kan wel elk jaar een subsidie ontvangen, maar dan telkens voor een ander project.

 

Artikel 4. Voorwaarden

§ 1. - Projecten komen in aanmerking als ze voldoen aan volgende voorwaarden:

• overeenstemmen met de doelstellingen in het meerjarenplan van stad Eeklo;
• een maatschappelijke meerwaarde en oog voor de buurt hebben;
• gemaakt voor en door inwoners: de inwoners steken zelf de handen uit de mouwen;
• toegankelijk zijn voor iedereen;
• inzetten op gemeenschapsvorming, samenwerking, participatie en ontmoeting;
• samenwerking opzoeken tussen inwoners onderling, organisaties of andere;
• uit te voeren binnen 12 maanden na de toekenning van budget. Verlenging van deze periode is mogelijk mits goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen.

§ 2. - Uitgesloten om in aanmerking te komen voor Meemakers+ zijn:

• commerciële doeleinden;
• privéactiviteiten;
• activiteiten met een uitgesproken religieus, filosofisch of politiek karakter;
• activiteiten die behoren tot de gewoonlijke werking van de aanvrager.

 

Artikel 5. Te verdelen budget – kosten/inkomsten

§ 1. - Verdeling

Per jaar wordt 30.000 euro verdeeld onder projecten die de procedure succesvol afronden. We werken rond volgende thema’s:

• energie, vermindering van CO₂-uitstoot en energietransitie;
• sociale cohesie en buurtbetrokkenheid;
• gemeenschapsvormende vrijetijdsactiviteiten met een specifieke meerwaarde in een diversiteit van gemeenschappen en generaties.

§ 2. - Alle directe kosten die noodzakelijk zijn om het project uit te voeren komen in aanmerking voor de subsidie (bv. aankopen roerende goederen, communicatie-acties, extern advies, vrijwilligersvergoedingen …). Het gaat om kosten die rechtstreeks en uitsluitend gelinkt zijn aan het project en die aangetoond kunnen worden met facturen of onkostennota’s.

§ 3. - Kosten die niet meetellen:

• persoonlijke vergoedingen zoals kilometervergoeding, parkeerkosten, telefonie …;
• kosten waarvoor al financiering is voorzien in het meerjarenplan van de stad Eeklo;
• kosten waaraan al andere projectsubsidies van de stad Eeklo of andere instanties zijn toegekend;
• kosten die reeds gemaakt zijn vóór de subsidietoekenning aan het project.

§ 4. Inkomsten via toelagen van andere organisaties (eigen inbreng, sponsoring …) zijn mogelijk. Een inschatting hiervan wordt meegegeven bij de aanvraag.

 

Artikel 6. Procedure

1. Projectaanvragen kunnen jaarlijks ingediend worden ten laatste 31 januari.

2. Kandidaten kunnen op voorhand vrijblijvend een coachend gesprek aanvragen bij de juryleden. Daarvoor voorzien we 1 of 2 pitchcafés in de maanden november en januari. Op deze manier kunnen de kandidaat-Meemakers+ hun project verder uitwerken of samenwerkingen aangaan met andere kandidaat-Meemakers+.

3. De jury toetst de ingediende projecten op haalbaarheid, op realistische budgetinschatting en op de doelstellingen in het meerjarenplan en kan op basis daarvan kandidaat-Meemakers+ uitsluiten.

4. De lijst met definitieve kandidaat-Meemakers+ wordt ter bekrachtiging voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen vóór 15 februari.

5. De ingediende projecten worden voorgesteld op het digitale platform ikdoemee.eeklo.be en op papier via stemformulieren bij de diverse stadsbalies. Inwoners kunnen stemmen gedurende 3 weken (15 februari t.e.m. 7 maart).

6. De op ikdoemee.eeklo.be gepubliceerde kandidaat-Meemakers+ voeren een verplicht gesprek met de jury tijdens de periode van stemming. Dit vormt voor de jury – samen met de projectfiche – een basis voor de te geven punten.

7. De stemming en de punten van de jury leiden samen tot een voorstellijst van de gekozen Meemakers+ en de daarbij horende subsidie.

8. Besluit van college van burgemeester en schepenen over de definitieve Meemakers+ vóór eind maart.

9. Ondertekenen van engagementsverklaring door stad en Meemakers+, gevolgd door uitbetaling van de subsidie.

9. Uitvoering van het project binnen 12 maanden na goedkeuring.

10. Verantwoording, maximum 3 maanden na uitvoering.

 

Artikel 7. Toekenning van punten en budget

§ 1. - De jury bepaalt vooraf hoe zij punten toekent voor een kwalitatieve beoordeling (criteria: haalbaarheid, bijdragen tot imago, impact op doelstellingen, vernieuwend karakter, samenwerking, sociale cohesie, creativiteit, co-creatie, spreiding over de diverse thema’s zodat energie / buurtbetrokkenheid / gemeenschapsvormende vrijetijdsactiviteiten aan bod komen bij de winnaars …).

§ 2. - De projecten kunnen een toelage ontvangen indien ze minstens 30/60 kregen van de jury en indien ze minstens 50 stemmen kregen (digitaal + papier). Dubbele stemmen (wie zowel digitaal als op papier stemt) worden uit de telling gehaald. Anonieme stemmen op papier worden ook uit de telling gehaald.

§ 3. - Elk project met minstens 50 stemmen krijgt 20 punten. Het beste stemmingsresultaat krijgt hier bovenop 20 punten, het laagste resultaat krijgt geen extra punten. De andere resultaten rangschikken we evenredig.

§ 4. - Het totaal aantal punten van de stemming en van de jury bepaalt de ranking van hoog naar laag. Bij een ex-aequo is de toegekende score van de jury doorslaggevend in het bepalen van de rangorde.

§ 5. - De jury bepaalt het subsidiebedrag rekening houdend met de rangorde, het aangevraagde subsidiebedrag en de geraamde kosten waarvoor deze subsidie aangewend zal worden. Kosten die meegerekend zijn in het bepalen van het aangevraagde subsidiebedrag maar niet toegelaten zijn volgens artikel 5 worden in mindering gebracht.

§ 6. - De jury en het college van burgemeester en schepenen kunnen beslissen om het geld te herverdelen, wanneer de totale som van 30.000 euro ontoereikend is.

§ 7. - Op basis van de rangorde, het toe te kennen subsidiebedrag en de beschikbare subsidiekredieten oordeelt het college van burgemeester en schepenen over het juryvoorstel en neemt de beslissing tot subsidiëring. Het college volgt hierbij de rangorde tot de kredieten ontoereikend zijn geworden. Het resultaat wordt binnen de 10 werkdagen na bekrachtiging door het college van burgemeester en schepenen meegedeeld aan de projectaanvragers.

 

Artikel 8. Overeenkomst en verantwoording

§ 1. - De projectindiener ondertekent een overeenkomst met de stad Eeklo i.v.m. het gebruik van de toegekende toelage, de verantwoording en de opvolging.

§ 2. - Bij de aanvraag verklaren indieners dat zij zich engageren om binnen de 12 maanden na goedkeuring het project uit te voeren (verlenging is mogelijk – zie art. 4). Tussentijds leveren de Meemakers+ verslagen of foto’s aan voor het online platform (participatie@eeklo.be).

§ 3. - Ten laatste drie maanden na uitvoering van het project:

• zorgen de Meemakers+ voor een korte evaluatie via een standaard formulier;
• bezorgen ze het overzichtsformulier voor financiële uitgaven, samen met de betalingsbewijzen (facturen, onkostennota’s, kastickets).

Verantwoordingsstukken worden aanvaard zolang ze gedateerd zijn binnen de 12 maanden na uitbetaling van de subsidie. Na controle worden de verantwoordingsstukken voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.

Zijn er opbrengsten vanuit het project, dan dient aangetoond te worden dat deze worden ingezet voor het verderzetten van het project of voor de gemeenschap.

Wordt niet de volledige subsidie benut voor het project, dan dient dit mee opgenomen te worden in de verantwoording. Het stadsbestuur kan het restbedrag terugvorderen.

Projectverantwoordelijken gebruiken bij hun promotie steeds het logo van Meemakers+ (aangeleverd door Dienst Communicatie) en vermelden ‘in samenwerking met stad Eeklo’.

 

Artikel 9. Sancties

In geval van fraude of valse verklaringen in hoofde van de aanvrager, kan stad Eeklo beslissen om het Meemakers+-budget te schorsen en het verleende bedrag terug te vorderen. De indiener kan ook uitgesloten worden bij de verdeling van het Meemakers+-budget het volgende werkjaar. Indien het project waaraan de subsidie werd toegekend niet kan doorgaan of grondig wijzigt, deelt de aanvrager dit onmiddellijk mee via participatie@eeklo.be of schriftelijk via Meemakers+, Industrielaan 2, 9900 Eeklo.

Indien nodig en op basis van advies van de jury, kan het college van burgemeester en schepenen de subsidie geheel of gedeeltelijk wijzigen, inhouden of terugvorderen.

 

Artikel 10. Non-discriminatieclausule

§ 1. - De aanvrager verbindt er zich toe:

a. geen enkele vorm van discriminatie te dulden op grond van het geslacht, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische afstamming, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, huidige of toekomstige gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische eigenschap of sociale afkomst.

b. projecten in te dienen die toegankelijk zijn voor iedereen.

c. elk discriminerend gedrag op de werkplaats te voorkomen en indien nodig te bestrijden en te bestraffen.

d. de wetten en reglementen die de toepassing op non-discriminatie en gelijke kansen bevorderen, te verdedigen en na te leven.

e. eventueel derden op de hoogte te brengen van de non-discriminatieclausule en er voor te zorgen dat ook zij die naleven in de bijdrage die zij leveren, in het kader van het toepasselijke reglement.

§ 2. - Wanneer de non-discriminatieclausule niet nageleefd wordt, kan stad Eeklo maatregelen nemen, rekening houdend met alle elementen.

 

Artikel 11. Inwerkingtreding 

Dit reglement treedt in werking op 24 maart 2026.